Informacje o ochronie danych osobowych w ramach programu Douglas Beauty Tester

1. Wstęp

Poniżej znajdziesz informacje o rodzaju i zakresie przetwarzania danych osobowych przez Douglas Polska sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie w ramach programu Douglas Beauty Tester (dalej jako: „Program”).

Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

Jeśli  korzystasz ze strony internetowej douglas.pl (dalej „Serwis”) lub aplikacji Douglas i uczestniczysz w Programie, wówczas między Tobą a naszym serwerem wymieniane są różne informacje. Informacje te mogą również obejmować dane osobowe. Zebrane w ten sposób informacje są wykorzystywane w szczególności w celu umożliwienia Ci udziału w Programie.

2. Nazwa i dane kontaktowe administratora oraz inspektora ochrony danych spółki

Niniejsze informacje o ochronie danych mają zastosowanie do danych przetwarzanych przez:

Douglas Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Zajęczej 4, 00-351 Warszawa, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS 0000051020, BDO 000142664, NIP 1080016327 (zwana dalej: „Douglas” lub „my”).

Możesz się z nami skontaktować pod numerem telefonu: 22 278 14 14 oraz w drodze e-mail na adres: info@douglas.pl

Inspektorem ochrony danych w Douglas jest pan Piotr Bryłka. Możesz się z nim skontaktować pod adresem e-mail:  iodo@douglas.pl.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych, obowiązek podania danych oraz kategorie odbiorców

W ramach przystąpienia do Programu i udziału w nim będziemy przetwarzać Twoje dane w poniżej wskazanych celach.

3.1. Zaproszenie do udziału w teście produktu

Jeśli posiadasz konto My Douglas w naszym Serwisie i wyraziłaś/-eś uprzednią zgodę na wysyłanie Ci przez nas treści marketingowych w drodze e-mail oraz Twój profil będzie odpowiadał testowanemu produktowi, wówczas możemy zaprosić Cię o do udziału w Programie. Wybierając osoby, które zapraszamy do udziału w Programie, kierujemy się tym, aby możliwie jak najlepiej dopasować potencjalnych Testerów (zdefiniowanych poniżej) do produktu, który ma być testowany. W tym celu możemy wykorzystywać Twoje dotychczasowe dane zebrane w Twoim koncie My Douglas, np. Twoje dane identyfikacyjne, adres e-mail, dane dotyczące Twojej historii zakupowej oraz dane związane z Twoim uczestnictwem w programie Karty Douglas.

Dodatkowo możemy również wykorzystać dane uprzednio wygenerowane podczas wyboru Testerów do konkretnego testu danego produktu (tj. dane dotyczące tego, które osoby są zapraszane na podstawie dotyczących ich danych do zgłoszenia się do ww. testów, kto faktycznie zgłosił się do udziału w teście produktu i jakie dane zostały przez niego podane, którzy Uczestnicy zostali wybrani na Testerów).

W przypadku zaproszenia Cię do udziału w Programie podstawą przetwarzania przez nas Twoich danych jest Twoja uprzednio udzielona zgoda marketingowa (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz uzasadniony interes nasz oraz osób trzecich – spółek z Grupy Douglas, producentów testowanych produktów/dystrybutorów i powiązanych z nimi spółek polegający na chęci pozyskania opinii Testerów o danych produktach w celu ich reklamy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).  

3.2. Przyjmowanie zgłoszeń do testów produktów

W związku z przyjmowaniem zgłoszeń do testów produktów przetwarzamy dane podane przez Ciebie podczas rejestracji do testu danego produktu oraz dane zebrane w koncie klienta My DOUGLAS, takie jak: imię i nazwisko, adres, płeć, wiek, adres e-mail, a także wybraną przez Ciebie nazwę użytkownika i wszelkie dodatkowe informacje (np. nazwę konta na Instagramie, zainteresowanie określonymi markami itp.) Na tym etapie dane te wykorzystujemy w szczególności w celu przyjęcia zgłoszeń do danego testu oraz w celu kontaktowania się z kandydatami do Programu za pośrednictwem poczty elektronicznej (komunikacja ta związana jest ze zgłoszonym zamiarem uczestnictwa w Programie).

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych w  związku z rejestracją do Programu jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarcie i wykonanie umowy).

3.3. Wybór uczestników testów produktu

Wybierając uczestników do konkretnego testu produktu (dalej „Testerów”) przetwarzamy dane osobowe osób, które zostały zaproszone do wzięcia udziału w Programie i zgłosiły chęć udziału w nim. Wykorzystujemy w tym celu ich dane wskazane w formularzu rejestracyjnym do Programu oraz inne dane, o których mowa w pkt. 3.1. oraz 3.2 powyżej.

Jeśli podczas rejestracji podano konto na Instagramie, wykorzystujemy następujące dane widoczne tam w profilu publicznym do wyboru potencjalnych uczestników konkretnego testu produktu: liczba obserwujących i opinie o produkcie uprzednio opublikowane z hashtagiem "#douglasbeautytester".

Podstawą prawną przetwarzania przez nas danych w celu wyboru Testerów jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarcie i wykonanie umowy).

Jeśli Tester w poprzednim teście produktu naruszył warunki uczestnictwa w Programie i w związku z tym został wykluczony z poprzedniego testu produktu, wówczas weźmiemy tę informację pod uwagę przy jego wyborze jako Testera w kolejnych testach produktu. W takim przypadku podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes polegający na tym, aby wybór Testerów w Programie był możliwie jak najbardziej sprawiedliwy w stosunku do wszystkich osób zgłaszających się do udziału w Programie).

3.4. Informacje o wysyłce produktów testowych do uczestniczących testerów

Przetwarzamy informacje związane z wysyłką produktów testowych do Testerów, w szczególności dane niezbędne do wysłania produktu do Testera, dane dotyczące tego, który produkt testowy został wysłany do danego Testera i kiedy oraz, w stosownych przypadkach, informacje o pomyślnym lub nieudanym dostarczeniu produktu przeznaczonego do testów. Podstawą prawną przetwarzania informacji o wysyłce jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarcie i wykonanie umowy).

3.5. Publikowanie opinii Testerów na stronie internetowej douglas.pl lub na Instagramie i dalsze ich wykorzystanie

Wykorzystujemy opinie Testerów z testów produktu (np. w formie tekstów, zdjęć, filmów, gwiazdek itp.) opublikowane przez nich po przeprowadzeniu testu danego produktu w specjalnej sekcji opinii znajdującej się w naszym Serwisie, na Instagramie lub też odpowiedzi udzielone przez Testerów w anonimowej ankiecie po teście danego produktu, w celu reklamy testowanych produktów. W tym samym celu opinie Testerów mogą być również wykorzystywane, w tym publikowane przez spółki z Grupy Douglas, producentów testowanych produktów/dystrybutorów i powiązane z nimi spółki.

Jeśli zdecydujesz się na opublikowanie opinii w Serwisie, wówczas będziemy mogli opublikować razem z opinią pewne informacje o Testerze, tak aby inne osoby mogły lepiej sklasyfikować opinię. Dane te obejmują: Twoją nazwę użytkownika (jeśli dotyczy) lub imię, miejscowość, płeć, grupa wiekowa, rodzaj cery, karnacja, kolor włosów, liczba poprzednich opinii i głosów. Powyższe dane zostaną zaczerpnięte z konta My Douglas Testera oraz uzupełniająco ze specjalnej sekcji znajdującej się na naszej stronie internetowej służącej opublikowaniu opinii, w której Tester podał swoje dane.

Podstawą prawną przetwarzania, w tym publikacji opinii z testów produktu jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes lub uzasadniony interes osób trzecich - spółek z Grupy Douglas, producentów testowanych produktów/dystrybutorów i powiązanych z nimi spółek polegający na publikowaniu doświadczeń Testerów zdobytych podczas testów produktów w celu ich reklamy), a także art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja zgoda.

Szczegółowe informacje dotyczące zasad zamieszczania opinii w Serwisie oraz informacje o przetwarzaniu danych osobowych z związku z zamieszczaniem tam opinii znajdziesz w regulaminie zamieszczania opinii w serwisie douglas.pl, który dostępny jest tutaj oraz w Polityce Prywatności (tutaj).  

Jeśli chcesz uzyskać informacje, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe w oparciu o cookie i inne podobne technologie, znajdziesz je w naszej Polityce Prywatności dostępnej tutaj.

Informacje dotyczące przetwarzania danych na Instagramie znajdziesz tutaj:

Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia). Zasady ochrony prywatności: https://privacycenter.instagram.com/policy/?entry point=ig help center data policy redirect. Zasady stosowania plików cookie: https://privacycenter.instagram.com/policies/cookies/

3.6. Pozostałe cele przetwarzania danych

Twoje dane osobowe będziemy również przetwarzać w następujących celach:

1. w celu prowadzenia bieżącej komunikacji związanej z uczestnictwem w Programie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO  (zawarcie i wykonanie umowy);
2. w celu realizacji ciążących na nas obowiązków wynikających z prawa podatkowego, oraz rachunkowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przepis prawa);
3. w celu archiwalnym, dochodzenia praw i roszczeń, obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes);
4. w celach zapewnienia bezpieczeństwa usług, które świadczymy drogą elektroniczną, przeciwdziałania oszustwom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes).

3.7. Obowiązek podania danych osobowych

Informacje wymienione w punkcie 3.2 (w zakresie, w jakim w formularzu zgłoszenia do Programu zostały oznaczone jako obowiązkowe) są wymagane do zawarcia umowy. Udział w testach produktów w ramach Programu jest zawsze całkowicie dobrowolny, tzn. możesz swobodnie decydować, czy chcesz zgłosić się do udziału w danym teście produktu, czy też nie. Jeśli zostaniesz wybrany jako Tester do konkretnego testu produktu, napisanie opinii jest zalecane, ale nadal dobrowolne. Regularne przygotowywanie opinii z testów i udział w ankietach dotyczących testów zwiększa prawdopodobieństwo ponownego zaproszenia do udziału w Programie.

3.8. Rodzaje odbiorców

Twoje dane osobowe będą przekazywane stronom trzecim - za wyjątkiem przypadku udokumentowanego podejrzenia nadużycia lub jeśli jesteśmy prawnie zobowiązani do ich przekazania - tylko wtedy i tylko w takim zakresie, w jakim jest to konieczne do wykonania umowy, Programu lub do celów reklamowych opisanych powyżej.

W przypadku niektórych zadań możemy zlecić zewnętrznym dostawcom usług przetwarzanie danych (np. centra danych). Jeśli Douglas współpracuje z takimi usługodawcami, wówczas są oni zobowiązani umowami do przestrzegania ochrony danych w taki sam sposób, jak my.

Jednym z tych zewnętrznych dostawców usług jest Bazaarvoice Inc, 10901 Stonelake Blvd, Austin, Texas 78759, USA, który realizuje zadania w zakresie gromadzenia i zarządzania opiniami. Bazaarvoice przetwarza niektóre z tych danych w USA. W dniu 10 lipca 2023 roku wydana została Decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych osobowych przekazywanych z terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego do organizacji w USA, które przystąpiły do programu „Ram ochrony danych UE – USA”. Bazaarvoice należy do tych organizacji. Więcej informacji na temat ochrony danych w Bazaarvoice można znaleźć na stronie https://www.bazaarvoice.com/legal/privacy-policy/.

4. Okres przechowywania

Jeśli zostaniesz wybrany na Testera danego produktu, wówczas będziemy przechowywać Twoje dane przez okres 5 lat od końca roku, w którym nastąpiło zakończenie prowadzenia testu danego produktu (liczenie od końca roku służy określeniu jednej daty usunięcia danych dla testów produktów kończących się w danym roku).

Nazwa Twojego konta na Instagramie zostanie usunięta po zakończeniu kampanii dotyczącej testowanego produktu (zwykle po upływie 4-8 tygodni od dnia rozpoczęcia kampanii).

Jeśli zgłosiłeś się do udziału w teście, a nie zostałeś wybrany na Testera, wówczas Twoje dane zgromadzone w celu wyboru Testerów zostaną przez nas usunięte bezpośrednio po wybraniu Testerów do testu danego produktu.

W odniesieniu do pozostałych celów opartych na uzasadnionym interesie będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu.

W odniesieniu do przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych w oparciu o obowiązek prawny będziemy przetwarzać Twoje dane do czasu trwania tego obowiązku prawnego, np. do czasu upływu okresu przedawnienia podatkowego.

Przygotowane przez Ciebie opinie oraz dane opublikowane wraz z nimi (patrz punkt 3.5 powyżej) możemy przechowywać i wykorzystywać w opisanych celach reklamowych również po zakończeniu Twojego udziału w Programie. Możesz jednak w każdej chwili poprosić nas o usunięcie pojedynczych lub wszystkich opinii, które przygotowałeś jako Tester lub też wycofać zgodę na zamieszczenie Twoich danych przy publikowanej opinii.

5. Twoje prawa

5.1. Wstęp

W związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych przysługują Ci różne prawa, których może wobec nas realizować. Obejmują one:

1. prawo żądania od nas dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) lub ograniczenia przetwarzania;
2. prawo do wniesienia sprzeciwu (szczegółowo omówione w pkt 5.2 poniżej);
3. prawo do przenoszenia danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany, jeśli przetwarzanie odbywa się w oparciu o Twoją zgodę lub na podstawie umowy;
4. jeśli podstawą przetwarzania Twoich danych jest Twoja zgoda, wówczas posiadasz prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania Twoich danych osobowych, które dokonane zostało na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

5.2. Prawo do sprzeciwu

Masz prawo w każdej chwili, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych dotyczących Twojej osoby, które odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli w oparciu o uzasadniony interes nasz lub osoby trzeciej. Wówczas nie będziemy już przetwarzać danych osobowych, chyba że wykażemy istotne uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub przetwarzanie służy dochodzeniu, wykonywaniu lub obronie roszczeń prawnych.

Jeżeli Twoje dane osobowe będą przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego, masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych dotyczących Twojej osoby do celów takiego marketingu; dotyczy to również profilowania, o ile jest ono związane z ww. marketingiem bezpośrednim. Jeżeli sprzeciwiasz się przetwarzaniu danych dla celów marketingu bezpośredniego, wówczas Twoje dane osobowe nie będą już przetwarzane dla tych celów.

5.3. Sposób wykonywania praw

Wszystkie uprawnienia wymienione w pkt 5.1 powyżej możesz wykonać:

1. drogą mailową, wysyłając e-mail na adres info@douglas.pl;
2. zwracając się do Douglas pisemnie na adres: Douglas Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Zajęcza 4, 00-351 Warszawa;
3. kontaktując się telefonicznie na numer telefonu 22 278 14 14.

Zwracając się do nas, proszę pamiętać o podaniu Twoich danych kontaktowych oraz preferowanej formy i czasu kontaktu. Dzięki temu sprawniej odpowiemy na Twoje pytania i żądania.

6. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli nasze wyjaśnienia i działania okażą się niewystarczające lub wadliwe, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.